Hvordan skal du løse din fakturering? Det er mange måter å løse sin fakturering på. Fra ytterpunktet hvor en ekstern foretar all din fakturering til hvor du selv både fakturerer og driver inkasso på dine fordringer. Det er viktig at du finner fram til den løsningen som passer best for deg.
Nyhet: Nå kan vi gi deg gratis web basert fakturaprogram: www.steget.no
Alternativ I - Sette bort hele faktureringsprosessen. Skal en ekstern føre dine fakturaer, for eksempel din regnskapsfører, må du først sende over fakturagrunnlaget. Deretter fakturerer regnskapsføreren dine kunder og foretar purring og sender utestående fordringer til inkasso. Fordelen er at du frigjør mange timer du kan bruke på å videreutvikle ditt firma.
Ulempen ved dette alternativet er at den som fører dine fakturaer ikke nødvendigvis kjenner din bransje så lett og kan sende fakturaer som er så gale at det går utover din seriøsitet. Når kunden ringer og skal påpeke feilen har den eksterne ingen kunnskap om hva som faktisk er levert av tjenester eller produkter og kan ikke svare på noen av de spørsmålene din kunde stiller angående fakturaen. For kundene vil dette medføre irritasjon og du kan miste kunder på det.
Alternativ II - Fakturere/purre selv – sette inkasso bort. Dette er kanskje den mest brukte alternativet i dag. Du fakturerer selv og sender de som du ikke greier å inndrive til din samarbeidspartner innen inkasso. Det krever at du fakturerer kontinuerlig og at du har faste rutiner for når og hvordan du fakturer. Hver gang du fakturer bør du også sende ut eventuelle purringer og sende de som du har purret og enda ikke betalt til inkasso.
Det er veldig irriterende å havne opp i en situasjon hvor en kunde ikke betaler den faktura du har sendt han. Når han har bestilt har jo ditt "takstameter" begynt å gå, du har brukt av din tid, du har fakturert, bilaget skal regnskapsføreren ha betalt for å behandle, du bruker porto på både faktura, purring og inkassovarsel og prøver kanskje til og med en telefon.
Når du første har havnet i denne situasjonen er vi allikevel litt fristet til å si: "Du er delvis skyld i det selv", nå bør du spørre deg selv: Kunne jeg gjort noe annerledes?, ja det kunne du og det bør du også gjøre. Sender du varer med faktura vedlagt må du alltid sjekke hvem er det du egentlig sender varer til. Foreta alltid en kredittopplysning.
Hvis en total fremmed kommer bort til deg på gaten og spør: Kan jeg låne 1000 kroner av deg, vil du svare nei. Når du leverer varer eller tjenester til totalt fremmede er dette det samme som å låne bort penger til mennesker du ikke kjenner.
Andre alternativ. Det finnes et uttal alternativer, du kan fakturere selv, sette bort purring og inkasso. Du kan også selge dine fordringer på forfallsdatoen. Det vil si at du noen betaler deg for eksempel 85% av pålydende på dagen da fakturaen forfaller og står så for inndrivning av pengene.
De fleste gründere i dag fakturerer og purrer selv men det viktigste er å gode rutiner på fakturering og benytte kredittopplysninger aktivt i dine faktureringsrutiner. Det vil redusere antall fordringer du må sende til inkasso og styrke ditt eget selskaps likviditet.
Fakturering. Du kjenner kanskje den gode følelsen du får når du har foretatt et salg. Den enorme gleden du kjenner ved at alle timene du har brukt på å etablere din egen virksomhet endelig begynner å gi resultater. Hundrevis, ja kanskje tusenvis av timer begynner endelig så smått å gi deg inntekter i retur.
Men pass på, faktum er nemlig at du i mange tilfeller gleder deg for tidlig. Det er dessverre langt fra du har muntlig, eller skriftlig, blitt enig med en kunde om et salg, til kunden har betalt og du har pengene på din konto. I mange tilfeller ender dessverre aldri pengene på din konto.
Selger du varer eller tjenester, enten det er til bedrifts- eller privatmarkedet vil du fort erfare det. Du har kunder som er trege, eller ikke er villige til å betale i det hele tatt. Kreftene og tiden du benytter på å irritere deg, sende purringer, ringe, og til slutt å sende fordringen til inkasso, gjør at de pengene du i utgangspunktet skulle tjene på disse kundene er helt borte.
Spørsmålet du bør stille deg er følgende: Kunne jeg gjort noe annerledes ? Svaret er JA, det kunne du og det bør du gjøre. I Norge er 20% eller nær 84,000 bedrifter ikke å anse som kredittverdige. Det er bare spørsmål om tid før du kommer bort i en av disse. Før du sender varer eller produkter med en faktura vedlagt bør du rett og slett vite litt om deres kredittverdighet.
Mange er ikke kredittverdige Tall viser at antall bedrifter i såkalt rød sone (ikke kredittverdige), økte med 12,1 prosent fra 2. til 4. kvartal i 2002. I 4. kvartal befant mer enn 14 prosent av Norges drøyt 155.000 aksjeselskaper seg i rød sone. Det vil faktisk si at nesten 22,000 norske aksjeselskap ikke er kredittverdige. Tror du de opplyser det når de skal kjøpe av deg???????
Når vi så vet at nesten halvparten av landets aksjeselskaper har en omsetning på mindre enn én million kroner, og 20 prosent av dem har negativ egenkapital. Drøye 60 prosent av landets aksjeselskaper har en egenkapital på mindre enn en halv million kroner. Over 80 prosent av landets Aksjeselskap har et resultat på under 200.000 kroner.
Derfor bør du være forsiktig og ta dine forhåndsregler slik at det ikke blir du som går overende fordi andre ikke betaler deg. Antallet inkasso saker viste en markert vekst fra 2001 til 2002. I alt var de misligholdte forpliktelsene på 40 milliarder kroner ved utgangen av fjoråret, viser tall fra Kredittilsynet. Inkassoselskapene mottok 3.444.000 nye saker til behandling i løpet av fjoråret.
La deg derfor ikke lure av kjente navn eller tomprat. De største svindlere er ofte de som er best til å forklare og ordlegge seg om hvorfor de ikke har betalt, eller om fakturaer som har blitt borte i posten osv. Såkalte seriøse aktører er ikke bedre en noen andre, noen såkalte seriøse aktører bruker dette helt bevist i et forsøk på å spare penger og da særlig i forhold til nyetablerte.
Som nyetablerer er du ekstra utsatt. Når useriøse kunder skjønner at du er nyetablert vil enkelte utnytte dette. De kan, på bakgrunn av de fakturaene du sender, med det blotte øye se om du har forstått hvordan du skal drive inn dine penger på en effektiv måte. Fyller du ikke ut fakturaer, purring og inkassovarsel riktig vet de at du ikke kan sende disse regningene til inkasso. Derfor er det viktig at du gjør hele prosessen riktig.
Derfor bør du benytte deg aktivt av kredittopplysning. Send aldri fra deg varer med faktura vedlagt uten at du vet hvem som mottar varen i andre enden.
En faktura bør være skrevet slik at den bærer preg av seriøsitet og profesjonalitet og oppfyller alle krav i forhold til inkassoloven. Skriv aldri en faktura for hånd. I vårt økonomi/fakturasystem kan du for eksempel skrive både logo på faktura på konvolutten du sender. Alt dette for å bedre seriøsiteten på din faktura. Jo mer profesjonell dine fakturaer virker, jo større sjanse har du for å drive inn dine penger.
Slik bør du håndtere din fakturering. Leverer du varer/tjenester må du skrive ut faktura så snart som mulig etter at varen/tjenesten er levert/sendt. Ikke gå rundt med fakturaopplysninger i hodet og tenk at til fredag eller i helgen skal jeg fakturere. Det aller beste vil være at fakturaen skrives ut samme dag som leveringen skjer. I dag er det nok dessverre mange som har så dårlige rutiner rundt fakturering at de glemmer å fakturere leveranser. I noen tilfeller er fakturaene også så mangelfullt utfylt at det faktisk gir skattemyndighetene grunnlag for å øke inntekten skjønnsmessig.
Din faktura må minimum inneholde: Dato for utstedelse, navn og adresse på kjøper og selger, vare og mengde, evt. tidspunkt og sted for leveransen, summer uten merverdiavgift, summer med merverdiavgift, betalingsforfall, merverdiavgift og organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA hvis du er registrert i merverdiavgiftsmantallet.
Når du fakturer bør du gjøre følgende: 1. Er det selskap, finn fram organisasjonsnummeret hos Brønnøysund. Dette er en grei sjekk på at det faktisk er et registrert selskap du har kontakt med. I enhetsregisteret kan du skrive inn firmanavn i søke feltet og få opp organisasjonsnummeret. Her ser du også hvilke registre selskapet er registrert i. Gå til: Enhetsregisteret
2. Foreta alltid en kredittvurdering av kunden før du sender fra deg varer med faktura. Enten det er et selskap eller privatperson. Har kunden for dårlig "kredittscore" ber du enten om kontant, forskuddsbetaling eller sender varen i oppkrav.
3. Send ut faktura med forfallsdato. Antall dager til forfall kan variere fra bransje til bransje. Undersøk hva som er vanlig i din bransje.
4. 10 dager etter at regningen forfalt er det på tide å purre kunden. Det er flere måter å gjøre dette på. Du kan sende flere purringer og så inkasso til slutt eller du kan faktisk "slå sammen" purring og inkassovarsel. Gjør du dette må din purring/inkassovarsel ha minimum 14 dager til forfall fordi du kan ikke sende en fordring til inkasso uten at purring/inkassovarsel har minst 14 dager til forfall. På purring/inkassovarsel kan du plusse på et purregebyr og du må ha med teksten: ”Dersom vi ikke har mottatt din betaling innen 14 dager , vil det bli iverksatt inkasso”
5. Når din purring/inkassovarsel er forfalt kan du sende fordringen til inkasso.
Artikkel
